Um dos princípios do Lean é a melhoria contínua. Não devemos nos contentar com a situação atual e sempre procurar meios de realizar um trabalho da forma mais simples e sem desperdícios. E uma vez implementada uma melhoria, devemos começar a pensar na próxima melhoria. Essa tarefa não é fácil e muitas empresas caem na armadilha da mexida contínua. Mexem constantemente nos seus trabalhos pensando que estão praticando a melhoria contínua, mas praticam a mexida contínua.

E como podermos evitar essa armadilha? Aplicando os 4 passos abaixo:

1 – Identificar os desperdícios.

   Antes de buscar uma melhoria, precisamos reconhecer que temos uma oportunidade de melhoria. Essa tarefa não é simples porque estamos tão acostumados com o trabalho atual que não enxergamos os desperdícios e as atividades que não agregam valor para a empresa e para os clientes. 

   Para descobrir as oportunidades, devemos analisar detalhadamente o ambiente de trabalho, ou seja, analisar de perto todos os recursos e métodos utilizados para realizar o trabalho: materiais, máquinas, pessoas, métodos, medidas e meio ambiente. Lembra-se dos 6M’s?

   Várias técnicas podem ser empregadas para nos auxiliar nessa tarefa: 8 desperdícios, atividade VA/VAB/NVA, 5W+1H e outras.

2 – Desenvolver uma solução para eliminar os desperdícios.

   Sabendo qual é a oportunidade, devemos desenvolver uma solução criativa para eliminar todos os desperdícios. Para isso, devemos mudar o ambiente de trabalho.

   Infelizmente, nem sempre é possível mudar o ambiente de trabalho para eliminar todos os desperdícios porque existem fatores fora de nosso controle (por exemplo: legislação) ou porque a mudança exige investimentos de médio e longo prazos. Isso nos obriga a adotar o terceiro passo.

3 – Desenvolver uma solução para diminuir os desperdícios.

   Se não for possível eliminar, vamos reduzir os desperdícios. Vamos criar uma solução que mantenha os desperdícios em um nível mínimo que provoque menos danos à realização e ao resultado do trabalho. E uma vez implantada uma solução, não podemos nos esquecer do quarto passo.

4 – Monitorar o ambiente de trabalho que não controlamos.

   O ambiente de trabalho que não controlamos pode mudar, independentemente da nossa vontade. Legislação muda, novas tecnologias são criadas, novos concorrentes surgem, os preços dos insumos mudam e assim por diante. Quando essas mudanças ocorrem, a solução implementada pode ficar obsoleta e deve ser revista. Infelizmente, muitas vezes esquecemos de monitorar o ambiente de trabalho, não percebemos as mudanças e insistimos em uma solução que foi sucesso no passado.

  Vamos ilustrar esses 4 passos com uma tarefa bem simples de nosso dia a dia: fazer compras no supermercado.

  Suponha que o supermercado mais próximo esteja localizado a 20 km de sua residência. Portanto, você deve tirar o seu carro da garagem e ir até o supermercado. Aplicando o primeiro passo, reconhecemos facilmente que essa tarefa tem o desperdício de transporte ou movimentação.

   Podemos pensar em contratar o serviço de entrega do supermercado, mas isso não elimina o desperdício; apenas transfere para eles. (A sua empresa faz isso com seus fornecedores?)

   Agora vamos para o segundo passo: mudar o ambiente da tarefa para eliminar o desperdício. A solução é mudar de residência; mudar para uma casa localizada em frente ao supermercado. Você pode não gostar da solução ou achar que é muito difícil mudar de casa. Sendo assim, vamos para o terceiro passo para diminuir o desperdício.

   Você irá estabelecer que irá ao supermercado uma vez a cada duas semanas para diminuir o impacto do transporte. Porém, essa solução lhe trouxe outro desperdício: estoque. Você terá que comprar uma quantidade suficiente de produtos para não ter que ir ao supermercado antes de duas semanas. Terá também que fazer uma previsão de que produtos precisará nas próximas duas semanas. Será que você acerta a previsão?

   Portanto, você tem um dilema: estoque ou transporte? Você pode adotar uma solução que seja um compromisso entre os dois desperdícios. Se for ao supermercado uma vez a cada duas semanas, o transporte é menor, mas o estoque é maior. Se for ao supermercado uma vez por semana, o transporte é maior e o estoque é menor.

   Suponha que, depois de perder algumas noites de sono, você escolhe uma solução: ir ao supermercado uma vez por semana. Você sabe que tem desperdícios de estoque e de transporte, mas essa é a melhor solução no momento e você poderá viver feliz para sempre. Será? Não se esqueça do quarto passo.

   Suponha que instalaram uma praça de pedágio no caminho entre a sua residência e o supermercado. O ambiente mudou e você terá que rever a sua solução; talvez ir ao supermercado uma vez a cada duas semanas.

   Ou ainda, suponha que inauguraram um supermercado a um quarteirão da sua casa. Dá para ir a pé! Agora você pode ir todos os dias ao supermercado e comprar os produtos para um dia de estoque. Que sorte a sua, não? Os desperdícios foram praticamente eliminados. Melhor que isso, só morando dentro do supermercado.

   A mensagem que quero passar é que não devemos nos esquecer do ambiente de trabalho. Se queremos implementar uma melhoria, devemos mudar o ambiente de trabalho. E depois de implementar a melhoria, devemos verificar sempre se o ambiente de trabalho que não controlamos  mudou e revisar a solução.

   Infelizmente, as empresas implementam soluções sem mudar significativamente o ambiente de trabalho que controlam e não monitoram o ambiente de trabalho que não controlam.

   Voltando ao nosso exemplo, suponha que você mude de tempos em tempos a frequência de visita ao supermercado. Dependendo do seu humor no dia, você acha que estoque está alto e aumenta frequência ao supermercado. Em outros momentos, você está mais cansado e acha melhor diminuir a frequência. Todas as suas decisões são baseadas no seu feeling do momento. 

   No entanto, o ambiente de trabalho continua o mesmo: você mora na mesma casa, o supermercado continua no mesmo local, os preços dos produtos e do combustível não mudaram significativamente e não instalaram uma praça de pedágio. Então porque você mudou? Qual foi o ganho? Você mudou o processo, mas não melhorou o processo.

   Infelizmente, vemos isso acontecer. As pessoas mudam constantemente o processo sem promover melhorias. Promovem treinamentos de reciclagem sem mudar a forma de trabalhar e o ambiente de trabalho. Mexem, mexem, mexem e… não saem do lugar. Se você faz isso, sinto dizer que você não está praticando a melhoria continua, está praticando a mexida contínua.